Hoe VISTA college medewerkers helpt AI praktisch toe te passen

VISTA college is een grote mbo-instelling in Zuid-Limburg met locaties in onder andere Heerlen, Maastricht en Sittard. Met duizenden studenten en meer dan 1500 medewerkers is het een organisatie waar professionalisering van medewerkers continu aandacht krijgt.

Onderdeel daarvan is ook het inspelen op nieuwe technologische ontwikkelingen. Naast bijvoorbeeld Excel-trainingen staat inmiddels ook kunstmatige intelligentie (AI) steeds vaker op de agenda. Maar net als bij veel organisaties ontstond ook bij VISTA college de vraag hoe medewerkers AI op een goede manier in hun werk kunnen inzetten.

Om medewerkers hierbij te ondersteunen werkt VISTA college samen met ExplainiT voor verschillende trainingen, waaronder Excel- en AI-trainingen.

Van Excel-trainingen naar AI: inspelen op nieuwe technologie

De samenwerking tussen VISTA college en ExplainiT begon met Excel-trainingen voor medewerkers. Deze trainingen maakten al onderdeel uit van het opleidingsaanbod binnen de organisatie.

Milou van Dael, HRD-consulent bij VISTA Academie, vertelt:

“Binnen onze organisatie houden we ons bezig met het leren en ontwikkelen van medewerkers. Dat kan gaan om individuele opleidingen, teamontwikkeling of trainingen voor specifieke thema’s.”

Vanuit deze rol ondersteunt zij vooral de ondersteunende teams binnen de organisatie, zoals managementondersteuners, communicatie, roostermakers en andere stafafdelingen.

Toen AI steeds vaker ter sprake kwam, ontstond ook binnen de organisatie de vraag hoe medewerkers deze technologie in hun werk kunnen inzetten.

“Steeds meer collega’s hoorden over AI en begonnen er zelf ook wat mee te experimenteren. Maar veel mensen vroegen zich af: gebruik ik het eigenlijk wel goed? En kan ik er niet veel meer uithalen?”

Tijdens een evaluatiemoment over de bestaande trainingen kwam het onderwerp AI ter sprake. Dat leidde tot een uitbreiding van de samenwerking met ExplainiT.

‍

Een combinatie van open trainingen en maatwerk

Binnen VISTA college worden trainingen op twee manieren georganiseerd. Enerzijds is er een open trainingsaanbod, waarvoor medewerkers zichzelf kunnen inschrijven. Anderzijds worden er maatwerktrainingen voor teams georganiseerd wanneer er specifieke vragen zijn.

“Teams kunnen bij ons aangeven dat ze behoefte hebben aan een training. Dan kijken we eerst goed wat de vraag precies is en wat ze nodig hebben. Vervolgens stemmen we dat af met ExplainiT en de trainer.”

Voor maatwerktrainingen wordt vooraf een intake gedaan om de inhoud van de training goed af te stemmen op het werk van het team. Op deze manier zijn er inmiddels onder andere trainingen verzorgd voor teams binnen finance, inkoop en voor de servicedesk van de organisatie.

Binnen het finance-team bleek bijvoorbeeld dat verschillende subteams weer andere vragen hadden over het gebruik van AI. Door de training hierop aan te passen werd de inhoud direct relevant voor hun dagelijkse werk.

Ook kunnen maatwerktrainingen ontstaan wanneer een manager of team een training wil na een open sessie, bijvoorbeeld omdat een team behoefte heeft aan verdieping of specifieke toepassing in hun werk.

‍

AI toepassen in het dagelijkse werk

Voor veel teams draait de belangrijkste vraag om één ding: hoe kan AI het dagelijkse werk makkelijker maken?

“Teams vragen zich bijvoorbeeld af: hoe kan AI ons werk makkelijker maken? Welke taken kunnen we misschien versnellen of automatiseren? En waar kunnen we tijd mee besparen?”

Omdat medewerkers uit verschillende functies deelnemen aan de trainingen, lopen de vragen sterk uiteen. Sommige deelnemers staan nog helemaal aan het begin, terwijl anderen al experimenteren met tools zoals Copilot of ChatGPT.

“Het niveau in een groep kan best verschillen. Sommige collega’s doen er al best veel mee, terwijl anderen nog helemaal aan het begin staan.”

Binnen VISTA college wordt ook gekeken naar het gebruik van Microsoft Copilot, omdat dit goed aansluit bij de bestaande Microsoft-werkomgeving.

‍

AI als nieuwe ontwikkeling binnen de organisatie

Net als veel andere organisaties bevindt VISTA college zich nog midden in de ontdekkingsfase van AI.

Veel medewerkers zijn nieuwsgierig naar de mogelijkheden, maar ervaren tegelijkertijd ook vragen en onzekerheden.

“We zijn als organisatie nog best zoekende. Veel mensen vinden het interessant, maar ook nog een beetje spannend. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met data? Hoe betrouwbaar is het?”

Tegelijk groeit de behoefte aan praktische handvatten. “Veel collega’s hebben het gevoel dat ze er meer uit kunnen halen dan ze nu doen. Daarom helpt het om trainingen te volgen en samen te verkennen wat er mogelijk is.”

‍

Positieve reacties van medewerkers

Na iedere training wordt een evaluatie uitgevoerd. De resultaten laten zien dat de trainingen zeer positief worden ontvangen.

“De trainingen van ExplainiT worden echt goed beoordeeld. Collega’s geven vaak aan dat de uitleg duidelijk is en dat ze er veel van opsteken.”

Ook de trainer krijgt regelmatig positieve feedback van deelnemers.

“We horen vaak terug dat collega’s erg tevreden zijn over de trainer en de manier waarop de training wordt gegeven.”

‍

Een efficiënte samenwerking met korte lijnen

Volgens Milou werkt de samenwerking met ExplainiT prettig en laagdrempelig. “Het contact is makkelijk en de lijnen zijn kort. We kunnen altijd snel even schakelen als dat nodig is. Han reageert altijd snel op vragen, zowel telefonisch als via mail. Dat maakt de samenwerking heel efficiënt.”

Voor VISTA college is AI geen eenmalig project, maar een ontwikkeling die de komende jaren een steeds grotere rol zal spelen in het dagelijkse werk van medewerkers.

Daarom wordt de samenwerking met ExplainiT voortgezet. Voor het volgende schooljaar staan opnieuw verschillende trainingen op de planning.

“We gaan hier zeker mee door. Binnenkort plannen we weer nieuwe trainingen voor het volgende schooljaar.”

‍

Advies voor andere organisaties die met AI willen starten

Voor organisaties die nog twijfelen om met AI aan de slag te gaan, heeft Milou een duidelijk advies: “Gewoon beginnen. Kijk eerst intern waar je organisatie staat en welke behoeften er zijn. Ga in gesprek met een partij die er verstand van heeft en ontdek samen waar de kansen liggen voor jouw organisatie.”

‍

Wil jij ook aan de slag met AI binnen jouw organisatie?