Hoe JAJO Academy medewerkers digitaal vaardiger maakt met Office 365 en Copilot

Digitale uitdagingen in kaart gebracht

Binnen JAJO Academy viel op dat het gebruik van Office 365,Teams en SharePoint verschilde per vestiging en per team. Dit leidde tot vragen bij de ICT-afdeling. Medewerkers wisten niet altijd hoe ze de tools effectief konden inzetten. Sommige medewerkers hadden al veel ervaring, terwijl anderen nog moesten wennen.

“De ICT-afdeling zorgt dat de techniek werkt, maar geeft geen training hoe je software optimaal gebruikt.,” vertelt Laure Verhoeven, communicatie en L&D adviseur bij JAJO. “Sommige medewerkers dachten:‘ SharePoint? Wat moet ik hier mee?’ Terwijl we eigenlijk willen dat iedereen op dezelfde manier werkt en informatie op één plek deelt, in plaats van te mailen.”

Het doel werd daarom helder: medewerkers digitaal vaardiger maken, het gebruik van Office 365 versnellen en iedereen op een eenduidige manier laten samenwerken.

Traject afgestemd op behoeften

‍In juni 2024 startte JAJO een samenwerking met ExplainiT. Eerst werd het offertetraject doorlopen om te bepalen welke trainingen ingekocht zouden worden. Vervolgens ging de trainer van ExplainiT in gesprek met ICT-collega’s en andere betrokkenen om de inhoud af te stemmen op de manier van werken binnen JAJO. Laure Verhoeven licht toe: “Tijdens de afstemming bespraken we welke rechten medewerkers hebben, welke processen belangrijk zijn en hoe de trainingen het beste kunnen aansluiten bij hun dagelijkse werkzaamheden. Zo weet je zeker dat iedereen de juiste ondersteuning krijgt.”

De planning werd uitgewerkt voor meerdere locaties, zodat er altijd een training in de buurt van een vestiging was. Inschrijven ging eenvoudig via het digitale leerplatform JAJO Academy.

Flexibele en maatwerkgerichte trainingen

‍Het trainingsaanbod bestond onder andere uit Excel (basis, gevorderd, expert), Teams, SharePoint, Outlook/Time Management en Copilot. De inhoud van de trainingen werd vooraf flexibel afgestemd op het niveau en de rol van de deelnemers. Voor specifieke teams, zoals Finance, werden aparte dagdelen ingericht met een combinatie van introductie- en gevorderde Copilot-trainingen. Wanneer een training onvoldoende deelnemers had, dacht ExplainiT actief mee over alternatieven.

“Bij sommige Excel-trainingen hadden we maar twee of driedeelnemers. Dat was zonde,” vertelt Laure. “We hebben toen met Han van ExplainiT geschakeld. De twee dagen Excel zijn omgezet naar twee dagen Copilot, omdat daar veel meer vraag naar was. Zo konden we snel inspelen op de behoeft en van onze medewerkers.”

Deze flexibiliteit maakte het mogelijk om het aanbod continu te laten aansluiten op de actuele vraag.

“Door dit maatwerk kon iedereen trainen op het niveau dat past bij zijn of haar werk, en dat maakte het echt waardevol,” voegt Laure toe.

Continu inspelen op behoeften

‍Aanvankelijk werden trainingen opengezet voor iedereen, maar al snel merkte JAJO dat het niveau binnen de groepen soms sterk varieerde. “Dat was voor ons ook een les,” vertelt Laure. “Sommigen wisten al veel en wilden specifieke dingen leren, terwijl anderen moeite hadden om bij te blijven. Daarom organiseert JAJO inmiddels vaker trainingen per cluster, afdeling of rol, bijvoorbeeld een volledige dag voor één vestiging en wordt de inhoud van de trainingen nog beter afgestemd met de deelnemers en de trainer.

Resultaat: positief en duurzaam

‍Het traject heeft geleid tot een duidelijke verbetering in digitale vaardigheden en het gebruik van Teams, SharePoint en Copilot. Medewerkers zijn zelfstandiger en effectiever in hun werk, . Laure: “Het prettige contact, de flexibiliteit en de kwaliteit van de trainers maken dat we ExplainiT zeker zouden aanbevelen.”

Vooruitblik op de toekomst

‍JAJO blijft de digitale vaardigheden van medewerkers verder ontwikkelen. In de komende periode wordt opnieuw geïnventariseerd waar de behoeften “De korte lijntjes met ExplainiT zorgen ervoor dat dit soepel kan worden opgepakt en dat de trainingen altijd goed aansluiten bij de behoeften van de medewerkers, ”besluit Laure.

‍

‍