Hoe Liberein medewerkers helpt om slimmer te werken met Microsoft 365

Zoeken naar dat ene document, verschillende versies die rondgaan per mail of een overleg waarvoor je naar een andere locatie reist. Bij Liberein waren het herkenbare situaties. Samen met ExplainiT ging de zorgorganisatie aan de slag met Microsoft 365. Eerst met het managementteam, daarna met trainingen voor collega’s door de hele organisatie. Digicoach Marijke vertelt meer over het trainingstraject en wat zij daarvan terugziet in de praktijk.

Marijke kent de zorgpraktijk van Liberein goed. Ze werkt er sinds 2013 en maakte eind 2025 de overstap naar de functie van digicoach. In die rol helpt ze collega’s met digitale vragen. Door haar achtergrond in de zorg begrijpt ze waar medewerkers tegenaan lopen en vormt ze de verbinding tussen de zorg en ICT.

Bij het ICT-servicepunt kwamen regelmatig vragen binnen over Office-applicaties. Ook merkte Marijke dat collega’s soms moeite hadden om documenten terug te vinden sinds de overstap naar de cloud. Met de introductie van persoonlijke werktelefoons werd het bovendien belangrijker dat medewerkers wisten hoe ze met Microsoft 365 konden werken. Liberein wilde hen daarin ondersteunen en helpen om de mogelijkheden beter te benutten.

Marijke zag die vragen op allerlei plekken in de organisatie. Leeftijd en functie zeggen daarbij weinig over iemands digitale vaardigheden. Zelfs collega’s die dachten al heel handig te zijn, bleken tijdens de trainingen nog veel te leren.

Eerst zelf ervaren, dan het voorbeeld geven

Liberein koos voor drie thema’s: Documenten in Microsoft 365, Samenwerken in Teams en Vergaderen in Teams. Voordat de trainingen voor andere medewerkers begonnen, volgden ongeveer twintig collega’s een verdiepend traject van twee dagen. Onder hen waren MT-leden, bestuurders en managementondersteuners.

Die volgorde was een bewuste keuze. Eerst moesten zij zelf ervaren wat de mogelijkheden waren, zodat ze daarna als ambassadeur het voorbeeld konden geven.

Dat begon met hun eigen manier van samenwerken. Marijke noemt het delen van belangrijke stukken als voorbeeld. Een document werd naar verschillende mensen gemaild met de vraag wat zij ervan vonden. Vervolgens kwamen de reacties en versies weer terug. Met meerdere betrokkenen werd het al snel lastig om het overzicht te houden.

Tijdens de training leerden ze hoe ze documenten konden delen en konden bepalen wie toegang kreeg. Hierdoor werd samenwerken overzichtelijker en werkte iedereen in hetzelfde document, zonder dat er verschillende versies rondgingen via e-mail.

Herkennen wat je op je eigen scherm ziet

Voor de trainingen aan de andere medewerkers stond toegankelijkheid voorop. Ook iemand die weinig achter een computer zit, moest kunnen aansluiten. Marijke wilde juist ook de collega’s bereiken die vooraf dachten: heb ik dit wel nodig voor mijn werk?

Samen met ExplainiT werkte Liberein de aanpak uit. De trainers kregen toegang tot de eigen Microsoft 365-omgeving. Daardoor zagen deelnemers tijdens de uitleg dezelfde omgeving als op hun werkplek.

“Dat geeft gewoon heel veel herkenning voor de mensen”, vertelt Marijke.

De trainers hielden ook rekening met verschillen tussen medewerkers. De een werkte met programma’s op een laptop, de ander vooral in de webversie. Ze legden uit wat deelnemers in hun eigen situatie konden doen en waar ze de mogelijkheden konden vinden.

Liberein organiseerde ruim twintig trainingsdagen (twee trainingen per dag), verspreid over het jaar. Marijke en haar collega bekeken tussendoor waar de meeste behoefte aan was. In het begin was dat vooral het werken met documenten. Daarom boden ze in een volgende ronde meer trainingen over documentbeheer aan. Ook combineerden ze verschillende onderwerpen op één dag, zodat medewerkers makkelijker meerdere trainingen konden volgen.

Enthousiasme om verder te leren

Marijke hoorde van deelnemers dat de trainers prettig en begrijpelijk uitlegden. De laagdrempelige aanpak werd gewaardeerd. Sommige collega’s besloten na hun eerste training ook een volgend onderwerp te volgen. Anderen namen hun collega’s mee in dat enthousiasme. Het enthousiasme werkte aanstekelijk.

Richting het einde van het traject zaten de trainingen nog steeds vrijwel vol. Marijke merkte dat er binnen Liberein behoefte bleef aan de uitleg en de mogelijkheid om te oefenen.

Anders omgaan met chat en overleg

Marijke merkt dat collega’s elkaar vaker via Teams opzoeken. Zelf kiest ze daar ook bewuster voor. Als meerdere mensen betrokken zijn bij een onderwerp, maakt ze bijvoorbeeld een groepschat aan. Zo kunnen de betrokkenen informatie op één plek delen en teruglezen.

Volgens Marijke vinden collega’s elkaar inmiddels vaker via Teams in plaats van via Outlook. Liberein wil dat verder stimuleren en het interne mailverkeer terugdringen. Ze weet ook dat zo’n gewoonte niet van de ene op de andere dag verandert.

Hetzelfde geldt voor vergaderen. Met meerdere locaties was het gebruikelijk om voor een overleg naar elkaar toe te reizen. Nu hoort Marijke vaker de vraag of dat overleg ook via Teams kan. Ze verwacht dat dit medewerkers reistijd kan besparen.

Zelf is ze anders met documenten gaan werken. Ze opent en beheert ze vanuit Teams. Als ze bijvoorbeeld een basisbestand voor een jaarverslag wil invullen, maakt ze eerst een kopie. Zo blijft het origineel staan.

“Dat zijn allemaal van die simpele dingen waardoor het werken gewoon veel makkelijker en sneller gaat.”

Prettig samenwerken en snel kunnen overleggen

Marijke kijkt positief terug op de samenwerking met ExplainiT. Ze kan makkelijk overleggen met de trainers en de accountmanager Thijs. Als er een vraag is of iets aangepast moet worden, krijgt ze snel antwoord.

Ook de ondersteuning na de trainingen vindt ze prettig. ExplainiT heeft de instructies in de SelfGuide-omgeving van Liberein bijgewerkt, zodat medewerkers kunnen terugzoeken hoe iets werkt. Bij veranderingen in de software worden de instructies aangepast.

In haar contacten met andere zorgorganisaties verwijst Marijke regelmatig naar ExplainiT. Daarbij noemt ze de laagdrempelige samenwerking en de ruimte om te bespreken wat nodig is.

Liberein bekijkt of de trainingen volgend jaar een vervolg kunnen krijgen. Marijke hoopt van wel. Ze ziet bij collega’s en bij zichzelf dat de uitleg terugkomt in het werk:

“Je merkt gewoon dat mensen op een andere manier zijn gaan werken, waardoor het werken veel makkelijker wordt.”

‍