Hoe Domijn meer uit Microsoft 365 haalt

Niet alleen weten waar het staat, maar ook wat je ermee kunt

Bij Domijn was de basis al uitgerold. Applicaties als Teams en OneDrive werden veel gebruikt. Andere tools waren wel beschikbaar, maar werden nog maar beperkt benut. Daar viel duidelijk nog winst te behalen, bijvoorbeeld in samenwerking via OneNote of het slimmer organiseren van werk met Planner en Forms.

“Collega’s vragen zich soms af: moet ik dit nu mailen, in Teams zetten of opslaan in SharePoint? Die vragen zijn heel herkenbaar", vertelt Marloes Folsche, coördinator Informatisering & Automatisering bij Domijn. “En precies daar zit voor ons als organisatie nog veel potentie.” Digitale vaardigheden zijn volgens Domijn geen extraatje meer, maar een vast onderdeel van het werk. Zeker nu steeds meer van onze processen digitaal verlopen. Hoe digitaal vaardiger medewerkers zijn, hoe makkelijker zede digitale handelingen in hun werk kunnen uitvoeren en hoe meer ruimte er ontstaat voor de dingen waar het écht om draait.

Eén leertraject voor iedereen, met ruimte voorverschillen

Domijn wilde het anders aanpakken dan voorheen. Niet eenmalig uitleggen, maar medewerkers structureel ondersteunen bij het ontwikkelen van hun digitale vaardigheden. Ze merkten dat collega’s op verschillende manieren en in verschillend tempo met de nieuwe tools aan de slagwaren gegaan. Om daarop aan te sluiten, ontwikkelden ze samen met ExplainiT een trainingsprogramma waarmee medewerkers Microsoft 365 slimmer leerden gebruiken, op een manier die aansloot bij hun ervaring en werkzaamheden.

De trainingen waren opgebouwd rond herkenbare thema’s als Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive, met ruimte voor aanvullend aanbod zoals Power BI en typevaardigheid. De insteek: praktisch, toegankelijk en direct toepasbaar. “We wilden iets neerzetten waar collega's écht wat aan hebben. Geenstandaardcursus, maar een programma dat aansluit bij de dagelijkse praktijk.”

De juiste training begint bij weten wie je voor je hebt

Om de trainingen goed te laten aansluiten bij de uiteenlopende werkpraktijken en ervaringsniveaus, werkte Domijn met persona’s. Daarmee werden de verschillende doelgroepen en hun leerbehoeften vooraf in kaart. Zo kreeg Domijn inzicht in het bestaande kennisniveau, het type werkzaamheden en de mate van digitale ervaring per groep. Denk aan medewerkers die al vertrouwd waren met digitaal werken en op zoek waren naar verdieping –de zogenaamde ‘Microsoft 365 Pioniers’. Maar ook aan collega’s die juist behoefte hadden aan meer grip op de basisfuncties – de ‘Microsoft 365 Ontdekkers’. Deze persona’s hielpen om de trainingen inhoudelijk beter te laten aansluiten engroepen samen te stellen met vergelijkbare leerdoelen.

“Door vooraf goed te kijken naar de doelgroep, konden we per training de juiste voorbeelden en accenten kiezen,” legt Marloes Folsche uit. “Dat zorgt voor herkenning in de lesstof en sluit aan bij waar collega’s in hun werk tegenaan lopen. Het biedt praktische handvatten en dát motiveert om te leren.”

Eén vaste trainer die de organisatie begrijpt

De trainingen werden verzorgd door één vaste trainer van ExplainiT. Dat maakte echt het verschil: de trainer raakte vertrouwd met de context van Domijn en wist de inhoud telkens goed af te stemmen op de groep. “Lesgeven is echt een vak,” zegt Marloes Folsche. “Je kunt iets technisch heel goed begrijpen, maar dat ook duidelijk overbrengen is een kunst. We dachten eerlijk gezegd dat we bij ExplainiT vooral de lesgeefkant zouden vinden, maar in de praktijk bleek dat de trainer ook inhoudelijk enorm sterk is. En juist die combinatie zorgt ervoor dat we echt stappen zetten in digitale vaardigheden.”

Binnen Domijn groeide hij uit tot een vertrouwd gezicht – en bij veel collega’s zelfs tot favoriete trainer.” Medewerkers konden zich eenvoudig inschrijven via een overzichtelijk portaal en zelf bepalen aan welke sessies ze deelnamen. Die flexibiliteit sloot goed aan bij ieders agenda en eigen leerinteresse.

Zelf de weg vinden in de digitale werkomgeving

Inmiddels hebben alle 280 medewerkers van Domijn minstens één training gevolgd. En dat is merkbaar in de organisatie. Collega’s zijn digitaal vaardiger geworden, werken efficiënter samen en maken actiever gebruik van de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt. Maar misschien nog belangrijker: ze vinden steeds beter hun weg in de digitale werkomgeving.

Vragen worden vaker eerst zelfstandig uitgezocht –bijvoorbeeld via SelfGuide, de instructietool die Domijn inzet als aanvulling op de trainingen in de vorm van digitaal naslagwerk. “We horen nu steeds vaker op de werkvloer: ‘Heb je al in SelfGuide gekeken?’. Dat is natuurlijk precies wat je wil bereiken: collega’s die zélf verder komen. Zo groeit de hele organisatie mee.”

Een leertraject dat blijft ontwikkelen

De samenwerking met ExplainiT wordt door Domijn als positief ervaren. “ExplainiT is voor ons echt een samenwerkingspartner geworden als het gaat over leren en ontwikkelen,” zegt Marloes. “Ze schakelen snel, zijn betrokken en denken mee in wat nodig is voor onze organisatie.”

De Microsoft 365-trainingen zijn inmiddels een vast onderdeel van het leerprogramma. Zo kunnen nieuwe collega’s makkelijk instromen en houden we onze kennis up-to-date. Want Microsoft staat niet stil – er komen steeds weer nieuwe functies, toepassingen en mogelijkheden bij. “Dus wat ons betreft blijven we leren,” besluit Marloes. “We blijven investeren in digitale vaardigheden, omdat dat nodig is om bij te blijven, om goed in te kunnen spelen op ontwikkelingen en om als organisatie echt vooruit te komen.”

‍