Succesvolle Office 365 adoptie met lessen uit de praktijk

De impact op het gedrag van eindgebruikers is enorm

Voor betrokkenen is een Office 365 migratie een complex project. IT is uiteraard verantwoordelijk voor de uitrol, maar eindgebruikers worden geconfronteerd met gewijzigde en nieuwe applicaties. Voor een succesvolle adoptie is het cruciaal dat eindgebruikers op de juiste wijze gebruik gaan maken van de nieuwe werkplek. Dat vereist training, maar ook gedragsverandering. Juist het stukje gedragsverandering maakt het project complex, want mensen hebben moeite hun gedrag te veranderen. Ze blijven liever hun vertrouwde gedrag vertonen. “Waarom veranderen als het nu goed gaat?” is een veel gestelde vraag door eindgebruikers. Niet voor niets geeft Microsoft aan dat bij een Office 365 migratie 80% van de implementatie op de mensen gericht dient te zijn en slechts 20% op de techniek.

Eindgebruikers vinden het prettig om in een vroeg stadium betrokken te worden

Door eindgebruikers vroeg in het project te betrekken, verhoog je de kans op het succesvol adopteren van Office 365. Eindgebruikers zullen zich gewaardeerd en geïnformeerd voelen, je creëert draagvlak, je krijgt inzicht in behoeften van gebruikers en je voorkomt dat een informatiemanager de rol van eindgebruiker moet aannemen. Informatiemanagers zullen anders denken dan de meeste eindgebruikers waardoor je de kans laat liggen om vroegtijdig mogelijke problemen te identificeren. Maar, hoe betrek je eindgebruikers vroegtijdig bij een Office 365 migratie? Dit kun je bijvoorbeeld doen door ze in te zetten bij experimenten.

Inspiratiesessies zijn het perfecte middel in het voortraject

Inspiratiesessies zijn korte sessies waarin de mogelijkheden van Office 365 worden uitgelegd. Zo ontdekken eindgebruikers wat Office 365 voor hen kan betekenen in de toekomst. De bedoeling van een inspiratiesessie is om eindgebruikers te betrekken, te informeren en enthousiast te maken. Tevens zijn Office 365 inspiratiesessies een uitgelezen kans om eindgebruikers uit te leggen waarom de organisatie graag de overstap wil maken.

Ambassadeurs zijn heel waardevol

Office 365 ambassadeurs zijn het ideale middel om eindgebruikers binnen een organisatie te enthousiasmeren over het gebruik van het pakket. Wees zorgvuldig met het uitkiezen van je ambassadeurs en zorg voor de juiste training van deze ambassadeurs. Een Office 365 key-user traject is bijvoorbeeld het perfecte middel om ambassadeurs op te leiden. Ambassadeurs kunnen ook bijdragen aan het werkplek leren door als aanspreekpunt voor vragen te fungeren.

Eindgebruikers trainen draagt daadwerkelijk bij

Zonder training zijn eindgebruikers vaak niet in staat om efficiënt aan de slag te gaan met Office 365. Dit kan leiden tot verhoogde weerstand en frustratie onder eindgebruikers. Ga je hier als organisatie niet goed mee om? Dan riskeer je dat eindgebruikers geen, incorrect of inefficiënt gebruik maken van de applicaties binnen Office 365. Dat is zonde gezien de investering en de kansen die eindgebruikers hierdoor laten liggen. Betrek eindgebruikers bij het opstellen van de trainingen en organiseer proeftrainingen om de trainingen te finetunen.

Werkplekondersteuning is van groot belang

Alleen het volgen van een Office 365 training is vaak niet voldoende voor eindgebruikers. Uit ervaring blijkt dat eindgebruikers tijdens het werken met Office 365, ook na een training, nog steeds met vragen zitten. Het is geen goed idee om alle vragen naar een helpdesk te sturen waar het antwoord vaak te lang op zich laat wachten. Door werkplekondersteuning te bieden in de vorm van bijvoorbeeld floorwalkers worden vragen voor eindgebruikers direct opgelost. Daardoor kunnen ze direct verder met hun werk en wordt irritatie voorkomen.

Werk met een deadline

Eindgebruikers van een organisatie zien niet altijd de urgentie van de overstap, omdat er volgens hen al zoveel ontwikkelingen zijn. Door een deadline te stellen moeten ze aan de slag met Office 365. Als de organisatie het Office 365 adoptieplan voor eindgebruikers goed heeft ingericht, dan krijgen eindgebruikers uiteindelijk plezier in het oefenen met Office 365. Dit zal uiteindelijk bijdragen aan de werkefficiëntie en het succesvol implementeren van Office 365 binnen een organisatie.