Een succesvolle migratie naar Office 365

Tip 1: Breng je huidige situatie in kaart

Een migratie naar, bijvoorbeeld, Office 365 heeft een grote impact op een organisatie. Om de impact goed in te kunnen schatten is het cruciaal dat een organisatie weet hoe de bedrijfsprocessen op dit moment ingericht zijn. Hierdoor ontdek je wie waarin geraakt wordt, en welke punten mogelijk extra aandacht verdienen bij de implementatie van Office 365. Zoals algemeen bekend is: een goede voorbereiding is het halve werk.

Tip 2: Migreer niet direct de volledige organisatie

Als een Office 365 migratie niet vlekkeloos verloopt, dan is het zaak om de gevolgen hiervan te beperken. Indien de volledige organisatie direct gemigreerd wordt, dan raakt een (deels) gefaalde migratie de volledige organisatie. Pilot sessies bieden een uitweg om dit probleem te voorkomen. Het is aannemelijk dat je voor deze pilot sessies mensen selecteert die niet bang zijn om te veranderen en enige kennis van Office 365 hebben.

Tip 3: Ontwerp een visie en een strategie voor de migratie

Een overstap naar Office 365 brengt veel veranderingen met zich mee. Zo’n overstap wordt ingeschaald als een complex veranderproject door veel organisaties. Een mogelijke faalfactor bij een complex veranderproject is het ontbreken van een visie en een strategie. Een visie en een strategie voor de migratie naar Office 365 helpen om het complexe project sturing te geven en om mensen richting te geven wat ze moeten doen. Hierdoor wordt de betrokkenheid en participatie onder medewerkers verhoogd.

Tip 4: Betrek je medewerkers vanaf het begin bij de migratie

Er is niets vervelender voor medewerkers, dan wanneer er onaangekondigd grote veranderingen plaats vinden. Tevens is het vervelend voor medewerkers als zij dit moeten horen van andere medewerkers in plaats van leidinggevenden. Door medewerkers vanaf het begin te betrekken bij de migratie geef je ze de mogelijkheid om zich goed voor te bereiden. Hierdoor voorkom je vragen zoals: “Hoe werkt Office 365?” Het betrekken van medewerkers geeft ze een gevoel van waardering.

Tip 5: Inspireer je medewerkers bij de migratie

Medewerkers moeten het nut van een migratie naar Office 365 in gaan zien, omdat zij uiteindelijk ook met Office 365 moeten gaan werken. De medewerkers zijn dus erg bepalend voor het succes van een Office 365 migratie. Als zij er niet mee gaan werken, is de investering een stuk minder aantrekkelijk. Door helder te communiceren en medewerkers te inspireren, leren zij te begrijpen wat het nut van de migratie is.

Tip 6: Schakel externe hulp in bij een migratie indien nodig

Het is aannemelijk dat er op bepaalde vlakken van een migratie kennis ontbreekt binnen een organisatie. De gevolgen van een gefaalde migratie zijn enorm. Denk daarbij alleen al aan de negatieve investering en ontevreden medewerkers. Externe partijen met jarenlange ervaring op het gebied van migraties naar Office 365 kunnen je adviseren en ontzorgen om een migratie succesvol te laten verlopen. Uit ervaring blijkt dat veel organisaties Office 365 support zoeken door middel van bijvoorbeeld een Office 365 training of Office 365 cursus. Tevens zijn er Office 365 consultants die organisaties kunnen adviseren over een migratie. Office 365 consultants zijn vaak werkzaam bij een Office 365 specialist. Een Office 365 consultant helpt je, bijvoorbeeld, om een stappenplan voor de migratie naar Office 365 te ontwikkelen.

Op zoek naar ondersteuning bij de implementatie van Office 365?

ExplainiT heeft jarenlange ervaring op het gebied van Microsoft Office, Office 365 en SharePoint migraties. Onze Office 365 consultants ontwikkelen in samenspraak met klanten een maatwerk Office 365 Migratie trainingstraject.