Slimmer en sneller werken met Outlook

Fijner werken met Outlook

Hoe langer je met Outlook werkt, hoe meer je over het programma zult ontdekken. Door enkele slimmigheden en functies te ontdekken werk je een stuk fijner met Outlook. In dit artikel presenteren we een aantal zaken waardoor jij fijner, slimmer en sneller met Outlook leert werken.

Het opruimen van verzonden berichten in Outlook

Controle over je Postvak IN betekent nog niet direct controle over je Postvak UIT. Als je een verzonden mail terug wil vinden ontdek je pas hoe irritant het is dat je er nooit tijd noch moeite in hebt gestoken om je Postvak UIT op te ruimen. Idealiter sla je je verzonden e-mails voor verzending in de juiste map op.

Maak voor jezelf handige categorieën waarin je verzonden e-mails indeelt. Een indeling kan zijn op basis van het belang van de e-mail. E-mails waarop je antwoord met ‘bedankt’ o.i.d. hoef je in de toekomst niet terug te kunnen vinden. E-mails waarin je offertes o.i.d. verstuurt wil je uiteraard graag antwoord op. Het is dan ook fijn om deze mails eenvoudig terug te kunnen vinden.

Als je een e-mail in een apart venster hebt geopend, dan kun je onder ‘Opties’ de knop ‘Verzonden item opslaan in’ vinden. Hier kun je de juiste map selecteren waarin de verzonden e-mail terecht dient te komen. Het is praktisch om de knop ‘Verzonden item opslaan in’ toe te voegen aan ‘Snelle toegang’. Klik hiervoor op de kleine balk bovenin met je rechtermuisknop.

Let op wat Outlook automatisch corrigeert

Je zult merken dat Outlook typefouten automatisch corrigeert. Dat kan zowel vervelend als fijn voor je zijn als je een belangrijke mail verstuurt. Het is fijn als Outlook daadwerkelijk typefouten corrigeert, maar minder prettig als je bijvoorbeeld leenwoorden of een bedrijfswebsite in kleine letters gebruikt.

Dit laatste kun je oplossen door meteen actie te ondernemen. Klik met je rechtermuisknop op de automatische correctie. Je zal bij een automatische correctie een blauwe golvende lijn zien. Klik op ‘Niet meer automatisch corrigeren’ en Outlook zal dit woord in het vervolg niet meer automatisch corrigeren.

Je kan ook automatische correcties aanmaken voor bijvoorbeeld speciale tekens, die je niet vaak gebruikt en als gevolg daarvan niet automatisch weet te vinden. Ga via Bestand-Opties-E-mail-Spelling en AutoCorrectie-AutocorrectieOpties. Bij ‘Tekst vervangen tijdens typen’ maak je een gewenste combinatie aan.

De AutoTekst functie in Outlook

Als je bepaalde tekst(en) vaak gebruikt, dan kun je deze automatisch invoegen door de AutoTekst functie te gebruiken. Je maakt een AutoTekst aan door een stuk tekst te selecteren en vervolgens op Alt+F3 te drukken. Je vindt je gemaakte AutoTeksten terug onder het menu ‘Invoegen-Snelonderdelen-AutoTekst’. Deze AutoTeksten zijn niet te bewerken, maar je kan ze verwijderen en opnieuw aanmaken.

Je eigen Outlook kwaliteiten verbeteren

ExplainiT biedt trainingen voor Outlook aan. De training kan uiteraard aan je persoonlijke wensen aangepast worden.