Onze opdrachtgever

Aveleijn is een Twentse zorgorganisatie met ruim 1800 medewerkers dat al bijna 50 jaar zorg, ondersteuning, behandeling en advies biedt aan kinderen, jongeren, volwassenen en senioren met een verstandelijke beperking of een lage sociale redzaamheid. Vanuit de missie ‘leven vol betekenis’ en de kernwaarden ‘ontmoeten’, ‘ontwikkelen’ en ‘ondersteunen’ creëert Avelijn ruimte voor de ontwikkeling van een eigen identiteit.

De opdracht

Aveleijn is overgestapt van Citrix, Windows 7 en Office 2010 naar Windows 10 i.c.m. Office 365. Het werken in de cloud met Office 365 en Windows 10 is totaal anders dan met Citrix, ouderwetse schijven en een verouderd Office-pakket. Het is een organisatie-brede overstap, dus alle ruim 1800 medewerkers moesten getraind worden. Zonder training is de verwachting van Aveleijn dat collega’s hier niet zelfstandig uit konden komen, wat tot veel frustratie op de werkvloer zou kunnen leiden. Daarnaast is het werken met SharePoint nieuw. De verwachting van Aveleijn is dat site-eigenaren de SharePoint-site zonder training niet goed kunnen beheren.

“We zijn bij ExplainiT uitgekomen, omdat zij al jarenlang trainingen verzorgen op IT-gebied. We waren gecharmeerd van de aanpak van ExplainiT, het actief meedenken, het overnemen van het hele uitnodigingsgedeelte naar collega’s toe en het kostenplaatje.” (Tirza de Wilde, ICT-adviseur bij Aveleijn)

De oplossing

Aveleijn en ExplainiT zijn samen begonnen met het bepalen van de klantreis die Aveleijn medewerkers gaan meemaken. Op basis hiervan is een trainingsopzet samengesteld. “We wilden echter zeker weten dat de training zou aansluiten bij onze collega’s, daarom hebben we voor de vakantie een aantal proeftrainingen gedaan en feedback gevraagd, zodat de training nog beter zou aansluiten op de behoeften. De feedback hiervan is door ExplainiT verwerkt in de trainingen”, aldus Tirza de Wilde, ICT-adviseur bij Aveleijn.

Er werden drie verschillende trainingen gegeven:

  1. Twee uur durende training voor Office E-1 gebruikers om de overgang van Citrix en Windows 2007 / Office 2010 naar Office365 en Windows 10 toe te lichten met Onedrive en SharePoint.
  2. Drie uur durende training voor Office E-3 gebruikers om de overgang van Citrix en Windows 2007 / Office 2010 naar Office365 en Windows 10 toe te lichten met Onedrive en SharePoint.
  3. Een training van een dag voor site-eigenaren om de documenten van de eigen site te kunnen beheren.

De eerste trainingen zijn gestart in juni en liepen door tot en met januari van het volgende jaar. Wekelijks waren er meerdere trainingsdagen. De hoeveelheid trainingen was afhankelijk van wanneer welke afdeling van Aveleijn overging op de nieuwe omgeving.

“ExplainiT beschikt over professionele en enthousiaste trainers. Zij durven als organisatie mee te denken op basis van expertise en ervaring vanuit andere projecten en zijn bereid aanpassingen te doen als dat nodig is. Wanneer het kan stelt ExplainiT zich flexibel op om aan onze wensen te voldoen. Het personeel is proactief als het gaat om informatie ophalen en is daarnaast zeer betrokken bij ons project.” (Tirza de Wilde, ICT-adviseur bij Aveleijn)

Het resultaat

“Ons doel met de trainingen is dat de medewerkers minder ‘bang’ zijn voor de aankomende veranderingen, en met meer vertrouwen durven te gaan werken in de nieuwe omgeving. Ik geloof dat dit ook bereikt is”, aldus Tirza de Wilde over het resultaat van het trainingstraject. Medewerkers geven hoge scores in de evaluaties en het verzoek voor ondersteuning tijdens de uitrol is minder dan verwacht. Omdat Aveleijn de doelstelling had dat 85% van de medewerkers de training dienen te volgen, was het belangrijk dat er te allen tijde actuele informatie is over wie zich wel/niet had ingeschreven en wie wel/niet was geweest. Het verkrijgen van actuele overzichten vergde wat intensiever contact met ExplainiT.

“Ik zou ExplainiT zeker aanbevelen, omdat het een heel prettige partij is om mee samen te werken. Alles gebeurt in goed overleg en ExplainiT komt zijn afspraken na. Als door onvoorziene omstandigheden (bijv. ziekte) afspraken niet nagekomen kunnen worden, dan wordt er samen gekeken naar alternatieve mogelijkheden. De trainers van ExplainiT zijn vriendelijk, kundig en bereid om feedback ter harte te nemen.” (Tirza de Wilde, ICT-adviseur bij Aveleijn)

Wil jij je organisatie ook klaarstomen voor de toekomst?

Wil je weten wat ExplainiT voor jou kan betekenen? Onze accountmanagers vertellen je graag meer.

Bel nu 088 122 55 88 of laat je gegevens achter voor een vrijblijvend gesprek.