Microsoft Office 2007 kent vele verschillen ten opzichte van vorige versies. Dit brengt nieuwe mogelijkheden met zich mee en wanneer de medewerkers de nieuwe versie onder de knie hebben werkt het efficiënter. Om de overstap binnen de organisatie soepel te laten verlopen biedt ExplainiT u training van eindgebruikers,helpdeskondersteuning en het overzetten van bestanden van oude naar nieuwe versie.
Continuïteit op de werkplek is belangrijk voor elke organisatie. Bij een migratie kan de continuïteit in gedrang komen, immers wordt er straks gewerkt met een nieuwe MS Office-omgeving. ExplainiT biedt ondersteuning voor eindgebruikers, door verschillen en nieuwe mogelijkheden tijdens gerichte migratietrainingen toe te lichten. Hierdoor wordt in korte tijd de medewerker voorbereid op de nieuwe werkomgeving. De continuïteit op de werkplek blijft zo gewaarborgd. Uw medewerkers zullen in staat zijn om beter met de nieuwe functies van MS Office 2007 om te gaan en de meest gebruikte functies van de eerdere versies in MS Office 2007 terug te vinden.
2. Plan van aanpak trainingen
ExplainiT hanteert voor een gestructureerd verloop van het traject het volgende plan van aanpak.
Intakegesprekken
Elk opleidingstraject bij ExplainiT begint met een intakegesprek. Tijdens de intake wordt gesproken over de planning, wie waar verantwoordelijk voor is, wie wat en wanneer aanlevert, namen, e-mailadressen en telefoonnummers worden uitgewisseld. Een globale planning wordt gemaakt, wanneer welke trainingen hoe vaak en waar. De inhoud van de verschillende trainingen wordt bepaald tijdens de inventarisatiegesprekken.
Inventarisatiegesprekken
Tijdens deze gesprekken wordt de exacte trainingsinhoud bepaald. Middels deze gesprekken moet duidelijk worden wie de doelgroep is en op welk niveau er getraind moet worden. Tevens zullen tijdens deze gesprekken gevraagd worden naar praktijkvoorbeelden, deze zullen tijdens de trainingen gebruikt worden.
Kennisniveau bepaling
Als alle trainingen beschreven zijn dan volgt de inventarisatie van de cursisten. Van alle cursisten is het kennisniveau nodig om deze in homogene groepen te kunnen trainen. Dit gebeurd door middel van een intakeformulier. Op deze formulieren worden de trainingen beschreven op verschillende niveaus. Tevens vult de cursist in welke dagen hij/zij niet beschikbaar is om te trainen.
Planning
Als alle formulieren terug zijn bij ExplainiT zorgen wij ervoor dat de planning uitgewerkt wordt. Dit gebeurt door ons bedrijfsbureau. U krijgt een coördinator toegewezen als vast aanspreekpunt. Uw coördinator verzorgt uw gehele trajectplanning, ook alle wijzigingen worden door de coördinator vastgelegd. De gehele planning wordt bijgehouden in een door ons zelf ontwikkeld planningssysteem.
Uitnodiging en communicatie
Indien de klant akkoord gaat met de planning, dan krijgt iedere cursist een persoonlijke uitnodiging voor zijn/haar training. Van alle trainingen worden presentielijsten, conform ESF richtlijnen, bijgehouden die na afloop aan de klant worden gegeven.
Trainingen
Na dit alles zullen de trainingen plaatsvinden, of op locatie van de klant zelf of op locatie van ExplainiT. Na afloop krijgt iedere cursist een certificaat van deelname uitgereikt. Tevens vult elke cursist een evaluatieformulier in, deze worden na afloop met de klant besproken.
De trainingen kunnen zowel op een locatie van ExplainiT als incompany plaatsvinden. Mocht u de trainingen incompany willen en wel de beschikking hebben over een geschikte ruimte maar niet over (voldoende) pc’s, dan kan ExplainiT een mobiel lokaal leveren. Een mobiel trainingslokaal bestaat uit 10 computers. Waar nodig is het mogelijk de computers in een lokaal netwerk te plaatsen. Hierdoor wordt geen gebruik gemaakt van het bedrijfsnetwerk. Voorafgaand aan de trainingen zal ExplainiT het lokaal installeren en klaarmaken voor gebruik. Wanneer de trainingen zijn afgerond wordt het trainingslokaal weer opgehaald.
Eindevaluatie
Na afloop van het traject zal er een eindevaluatie worden gemaakt door de trainers die hebben deelgenomen aan het trainingstraject. Deze eindevaluatie zal door de account manager met de klant besproken worden, deze zal ook de tussenevaluaties bespreken.
3. Programma
Het programma en duur van de training zal in samenspraak met u bepaald worden. Een mogelijke opzet van het programma kan zijn;
Trainingsstructuur
De training bestaat uit de volgende modules:
Update Windows en Office 2007
1.1 Bureaublad, Taakbalken, schijfindeling
1.2 Achtergrond van Office 2007
1.3 Opbouw van het scherm
1.4 De linten
1.5 Bestandsextensies en compatibiliteit tussen verschillende Office-versies
Word 2007
2.1 Document stijlen
2.2 Document thema’s
2.3 Tekstblokken
2.4 Illustraties en Smart-Art
2.5 Documenten vergelijken
Outlook 2007
5.1 To-Do overzicht
5.2 Meerdere agenda’s in overzicht
5.3 Agenda via e-mail
5.4 Uitgebreid zoeken
5.5 Bijlagen direct bekijken
Excel 2007
3.1 Werkblad stijlen
3.2 Werkblad thema’s
3.3 Kop- / voetteksten
3.4 Illustraties en Smart-Art
3.5 Grafieken
3.6 Draaitabellen
3.7 Sorteren en filteren van data
PowerPoint 2007
4.1 Thema’s in PowerPoint
4.2 Aangepaste dia-indelingen
4.3 Tabellen en diagrammen
4.4 Illustraties en Smart-Art
4.5 Weergave voor presentator
5. Helpdeskondersteuning
Wanneer uw organisatie de overstap heeft doorgevoerd naar MS Office 2007, kunnen er relatief meer vragen komen op uw ICT-helpdesk. Om deze vragen op een juiste manier af te kunnen handelen, heeft ExplainiT helpdeskondersteuning beschikbaar.
De helpdeskondersteuner beantwoordt alle vragen ten aanzien van de migratie naar MS Office 2007. Dit kan telefonisch zijn, maar waar nodig ook mondeling door 1-op-1 naar de vraag te kijken. In samenspraak met de klant is het mogelijk om een FAQ-list bij te houden. Alle vragen en antwoorden worden door de helpdeskondersteuner verzameld en bijvoorbeeld op intranet geplaatst. Zo vormt u een bedrijfsspecifiek FAQ-systeem.
7. SharePoint
Naast Microsoft Office kan ExplainiT tevens de migratie van Microsoft SharePoint ondersteunen. ExplainiT kan migratietrainingen verzorgen voor uw Sitebeheerders, Contentbeheerders en functioneel beheerders die de nieuwe features en mogelijkheden van Microsoft SharePoint aan het licht brengen. Zo blijft uw SharePoint-omgeving op de juiste manier onderhouden en weten uw beheerders de nieuwe functies binnen SharePoint optimaal te benutten.
Naast de migratietrainingen verzorgt ExplainiT tevens het fysieke migreren van Microsoft SharePoint. Alle bestanden, zoals sites, documenten en afbeeldingen. Deze migratie wordt uitgevoerd door zeer ervaren consultants op gebied van Microsoft SharePoint.
8. Referenties migratietrainingen
ExplainiT heeft migratietrainingen Microsoft Office 2007 verzorgd bij verschillende organisaties. Voor een concreet overzicht klik op referenties.
Wij vertellen u graag onze ervaringen
ExplainiT verzorgt elke dag wel ergens een migratietraining. Hieruit hebben we veel ervaring opgedaan en zijn we te weten gekomen wat er nodig is om zo geruisloos mogelijk over stappen. Graag komen we met u in contact om uw wensen en behoeften en onze ervaringen naast elkaar te leggen om zo samen met u een passend plan van aanpak te maken voor uw organisatie.
U kunt ons altijd benaderen voor een vrijblijvend gesprek met één van onze accountmanagers door een informatieaanvraag in te vullen, dan zullen wij zo spoedig mogelijk contact met u opnemen.